Att förstå skillnaden mellan en befattningsbeskrivning och en arbetsbeskrivning är viktigt både för arbetsgivare och arbetstagare. Dessa dokument spelar olika roller men fungerar tillsammans för att skapa klarhet kring ansvarsområden, arbetsuppgifter och förväntningar på en specifik roll inom en organisation. Nedan går vi igenom vad som utmärker respektive beskrivning för att ge en tydlig bild av deras olikheter och användningsområden.
Vad är en befattningsbeskrivning?
En befattningsbeskrivning är ett övergripande dokument som definierar en tjänst eller roll inom en organisation. Den beskriver formellt vad individer som innehar befattningen är ansvariga för och vilka kvalifikationer som krävs. Detta dokument ligger ofta till grund för rekrytering, organisatorisk struktur och arbetsgivarens förväntningar på tjänsten.
Kännetecken för en befattningsbeskrivning:
- Fokuserar på rollen snarare än individen som innehar rollen.
- Anger övergripande mål för positionen.
- Innehåller information som utbildningskrav, erfarenheter och önskvärda kompetenser.
- Används vid rekrytering och som ramverk för utveckling av tjänsten.
- Är mer statisk och uppdateras sällan, om inte rollen genomgår större förändringar.
Exempel på innehåll i en befattningsbeskrivning:
- Befattningens titel (t.ex. ”Marknadschef”).
- Övergripande ansvar och syfte med rollen.
- Hierarkisk position inom organisationen.
- Kvalifikationer, som utbildning och erfarenhet.
Vad är en arbetsbeskrivning?
En arbetsbeskrivning är mer detaljinriktad och beskriver specifika arbetsuppgifter som är kopplade till en individ och deras roll på arbetsplatsen. Arbetsbeskrivningen är ofta anpassad utifrån organisationens behov och kan förändras i takt med projektspecifika krav eller arbetsmiljöer.
Kännetecken för en arbetsbeskrivning:
- Fokuserar på individens dagliga arbetsuppgifter och ansvarsområden.
- Beskriver steg-för-steg-processer eller rutiner för uppgiftshantering.
- Är flexibel och uppdateras regelbundet beroende på förändrade krav.
- Används ofta som ett stöd i det praktiska arbetet samt för uppföljning och utvärdering av prestation.
Exempel på innehåll i en arbetsbeskrivning:
- Specifika arbetsuppgifter (t.ex. ”Sköta budgetering och ekonomiska prognoser”).
- Detaljerade arbetsmoment och processer.
- Tidsramar för genomförandet av uppgifter.
- Vem individen rapporterar till och andra eventuella samarbetsytor inom företaget.
De stora skillnaderna mellan befattningsbeskrivning och arbetsbeskrivning
Även om både befattningsbeskrivning och arbetsbeskrivning kan verka snarlika, är deras syften och användningsområden distinkta. Följande punkter belyser de främsta skillnaderna mellan dem:
- Syfte: Befattningsbeskrivningen är strategisk och fokuserar på tjänstens övergripande syfte, medan arbetsbeskrivningen är operativ och fokuserar på konkreta arbetsuppgifter.
- Användningsområde: Befattningsbeskrivningen används främst för rekrytering och organisatorisk struktur, medan arbetsbeskrivningen används för tidshantering och uppföljning i det dagliga arbetet.
- Uppdateringsfrekvens: Befattningsbeskrivningen är ofta mer statisk, medan arbetsbeskrivningen är dynamisk och kan justeras efter behov.
- Detaljnivå: Befattningsbeskrivningen är generell och fokuserar på rollens övergripande ansvar, medan arbetsbeskrivningen är mer detaljerad och fokuserar på specifika aktiviteter och arbetsprocesser.
Varför båda är viktiga på en arbetsplats
Att använda både befattningsbeskrivningar och arbetsbeskrivningar på rätt sätt kan skapa tydlighet och minska missförstånd på arbetsplatsen. Befattningsbeskrivningen hjälper organisationer att strukturera och kommunicera vilka roller som behövs, medan arbetsbeskrivningen säkerställer att anställda förstår sina specifika arbetsuppdrag och vad som förväntas av dem.
FAQ
Vanliga frågor och svar om befattningsbeskrivning och arbetsbeskrivning.
Vad är skillnaden mellan en befattningsbeskrivning och en arbetsbeskrivning?
En befattningsbeskrivning definierar tjänstens övergripande ansvar och krav, medan en arbetsbeskrivning fokuserar på de specifika arbetsuppgifter och processer som individen ska utföra i tjänsten.
Måste en befattningsbeskrivning eller arbetsbeskrivning vara skriftlig?
Ja, båda beskrivningarna bör vara skriftliga för att säkerställa tydlighet och minska risken för missförstånd. En skriftlig utformning fungerar också som ett juridiskt och organisatoriskt stöd.
Hur ofta behöver en arbetsbeskrivning uppdateras?
En arbetsbeskrivning bör uppdateras regelbundet eller vid behov, särskilt om arbetsuppgifterna förändras på grund av projekt, omorganisation eller ny teknik.
Vem ansvarar för att skapa befattnings- och arbetsbeskrivningar?
Arbetsgivaren har i regel ansvar för att skapa och kommunicera både befattnings- och arbetsbeskrivningar. I vissa fall kan HR-avdelningen eller närmsta chef ha en större roll i utformandet av arbetsbeskrivningen.
Kan en arbetsbeskrivning vara en del av en befattningsbeskrivning?
Ja, det kan förekomma att en arbetsbeskrivning ingår som en mer detaljerad del i en befattningsbeskrivning, särskilt i mindre organisationer där dokumentationen är mindre omfattande.
