Allt du behöver veta om lönespecifikation
Att förstå vad en lönespecifikation innehåller, när du ska få den och hur länge du ska spara den kan göra stor skillnad i din privatekonomiska vardag. En lönespecifikation är inte bara en biljett till att kontrollera att lönen är korrekt – det är även ett viktigt dokument för att hålla koll på inbetalningar, skatter och andra avdrag. I den här artikeln går vi igenom vad både arbetstagare och arbetsgivare behöver veta.
Vad är en lönespecifikation?
En lönespecifikation är ett dokument som visar hur din lön är sammansatt för en viss period – i de allra flesta fall per månad. Den visar lönens bruttobelopp, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, eventuella tillägg, avdrag, förmåner och nettolön – dvs. det belopp som faktiskt sätts in på ditt konto.
Lönespecifikationen fungerar som ett kvitto på arbetsgivarens löneutbetalning. Det är även ett underlag som kan behövas av både arbetstagare och myndigheter, exempelvis vid deklaration eller ansökan om lån.
Krav på lönespecifikation
Det finns i dagsläget inga uttryckliga krav i svensk lag att en arbetsgivare måste lämna ut en lönespecifikation, men enligt god sed i arbetslivet ska löntagaren få dokumentationen över sin lön. Det är också vanligt att detta regleras i kollektivavtal. Har arbetsplatsen ett kollektivavtal är arbetsgivaren oftast skyldig att lämna ut en lönespecifikation.
Dessutom kräver god arbetsmiljö och transparens att de anställda får tydlig redovisning av sin lön och andra ersättningar. Även om det lagtekniskt är ett ”bör”-krav snarare än ett ”ska”-krav, är det därför praxis att du har rätt till en lönespecifikation varje gång du får lön.
När får man lönespecifikation?
Du ska som regel få din lönespecifikation innan eller i samband med att lönen betalas ut. Normalt sker detta någon dag i förväg för att ge möjlighet att kontrollera löneuppgifter innan löneutbetalningen sker.
Hos många arbetsgivare skickades lönespecifikationen via e-post. Dock efter GDPR:s inträde har det blivit omöjligt i stort sett för arbetsgivare att skicka lönespecifikation via E-post då de innehåller känsliga personuppgifter. Därför behöver lönespecifikationer göras tillgängliga via digitala personalsidor som exempelvis Kontek, Hogia, Visma, Fortnox eller motsvarande löneplattform.
Det finns ingen exakt tidpunkt reglerad i lag, men eftersom det är en integrerad del av lönehanteringen förväntas den levereras senast samma dag som löneutbetalningen sker.
Hur får man sin lönespecifikation?
Det vanligaste är att du får din lönespecifikation via:
- E-post – ofta som en bifogad PDF från löneavdelningen.
- Digitalt löne- eller intranätssystem – du loggar in via exempelvis Visma, Hogia eller Flex HRM och laddar själv ner dokumentet.
- Fysisk post – förekommer i mindre utsträckning men kan vara aktuellt inom vissa verksamheter, särskilt om digitala system saknas.
Om du är osäker på var du hittar din lönespecifikation bör du vända dig till din arbetsledare eller löneavdelning. Det är arbetsgivarens ansvar att upplysa om hur hanteringen sker.
Hur länge ska man spara sin lönespecifikation?
Det finns ingen exakt lagreglerad tidsfrist för hur länge en anställd måste spara sina lönespecifikationer, men flera myndigheter (bl.a. Konsumenternas.se och Skatteverket) rekommenderar att spara dem länge – ibland hela arbetslivet.
Rekommendationen är att spara alla lönespecifikationer så länge du arbetar, och minst 7 år efter ett anställningsavslut. Dokumenten kan behövas om det uppstår tvist med Försäkringskassan, A-kassa, Pensionsmyndigheten eller arbetsgivaren. Ibland krävs de vid pensionering för att räkna ut korrekt pensionsgrundande inkomst, främst om du haft flera arbetsgivare eller osäker anställningsform.
Det kan vara klokt att spara kopior digitalt i molntjänster eller på en extern hårddisk för att minska risken för bortfall.
Vad bör en lönespecifikation innehålla?
För att en lönespecifikation ska vara fullständig och ge en korrekt översikt, bör den innehålla följande information:
- Bruttolön
- Skatteavdrag (preliminärskatt enl. skattetabell)
- Arbetade timmar samt eventuell övertid eller mertid
- Tillägg såsom OB-tillägg eller provision
- Avdrag som exempelvis sjukfrånvaro eller tjänstledighet
- Förmåner, t.ex. bilförmån eller friskvårdsbidrag
- Semesterersättning och antal kvarvarande semesterdagar
- Nettolön – det belopp som faktiskt betalas ut
I vissa fall anges även kostnadsställe, projektnummer eller annan information som är relevant för specifik verksamhet.
Vanliga frågor om lönespecifikationer
Frågor och svar om lönespecifikationer och regelverket kring dem. Vill du läsa mer om GDPR och lönespecifikationer tipsar vi om IMY:s text här.
Måste arbetsgivaren alltid ge ut en lönespecifikation?
Enligt svensk lag finns det inget absolut krav, men i praktiken – och i kollektivavtal – är det ett starkt krav. Arbetsgivare förväntas tillhandahålla en fullständig lönespecifikation varje gång lönen betalas ut.
Vad gör jag om jag inte får någon lönespecifikation?
Börja med att kontakta din chef eller löneavdelning. Om du arbetar på en arbetsplats med kollektivavtal, kan du kontakta facket och begära att åtgärder vidtas. Du har rätt till insyn i din löneutbetalning.
Kan lönespecifikationen användas som ett bevis vid felaktig löneutbetalning?
Ja. Det är ett av de främsta syftena med lönespecifikationen. Om arbetsgivaren betalar ut fel belopp kan dokumentet fungera som bevismaterial vid en överklagan eller rättslig prövning.
Går det att få gamla lönespecifikationer i efterhand?
Ja, du har rätt att begära tidigare specifikationer från din arbetsgivare – särskilt om du varit anställd under perioden. Många löneavdelningar sparar dessa dokument i minst 7 år. Det kan dock ta tid att få ut äldre uppgifter, beroende på hur de arkiverats.
Varför ska man spara sina lönespecifikationer så länge?
De kan användas för att styrka inkomst vid exempelvis lån, pension, sjukpenning och A-kassa. Har du exempelvis haft flera kortare anställningar kan din sammanlagda inkomst behöva verifieras i efterhand. Lönespecifikationer fungerar då som underlag.
